Il est important de se sentir à l'aise dans son environnement de travail pour pouvoir mobiliser toutes ses ressources et s'occuper avec efficience des différentes tâches à effectuer. L'un des préalables majeurs pour y arriver consiste à organiser son bureau de sorte à le rendre ordonné, attractif et ergonomique. Voici justement des astuces efficaces dans ce cadre !
Repenser entièrement l'organisation
D'entrée de jeu, il est nécessaire de débarrasser complètement le plan de travail. Fourniture de bureau, documents, boîtes de rangement, tout doit être retiré de la table à l'exception de l'ordinateur, de la souris, du clavier et des autres matériels informatiques. Après cette étape préliminaire qui permet d'y voir un peu plus clair, un tri doit être effectué avant de penser à organiser son bureau à proprement parler.
D'un côté, les outils ou accessoires qui ne sont plus utilisés, ainsi que les documents et vieux dossiers à jeter ou à archiver. De l'autre, tout ce qui est utilisé de façon quotidienne, ou qui peut encore servir, doit être rangé. Il est recommandé de faire un troisième tas, où seront classés temporairement les accessoires ou documents qui demanderont un peu de réflexion avant de finir dans l'une ou l'autre des deux catégories précédentes. Cela évite de jeter à la poubelle des notes importantes griffonnées sur un bout de papier, par exemple.
Organiser son bureau implique également un nettoyage complet du support de travail, une tâche qui sera d'autant plus simple que la table a déjà été dégagée. Un simple coup de chiffon, ou un torchon imbibé d'eau simple ou d'eau savonneuse ; il faudra décider en fonction du degré de saleté du bureau. Une fois le plan de travail nettoyé et propre, l'organisation proprement dite peut commencer.
Systématiser l'espace de travail
Il est recommandé de prévoir sur la table un espace dédié aux papiers en fonction de leur statut. Entre autres, pour bien organiser son bureau, il faut y réserver un emplacement pour les documents à lire (courrier par exemple), ceux qui doivent être traités (remboursements, factures, relances, etc.) et ceux qui sont à conserver ou à archiver (quittances de loyer, relevé,). Pour ceux qui disposent d'un cadre de travail spacieux, il faut penser à aménager un espace dédié aux documents qui ne peuvent être examinés immédiatement. Attention néanmoins à ne pas faire en faire une nouvelle poubelle de luxe !
Pour optimiser le rangement, il est possible de s'aider de boites et corbeilles compartimentées et superposées. Ces accessoires pratiques et ergonomiques permettent de gagner du temps, mais aussi de l'espace, et c'est ce qui les rend incontournables pour toute personne souhaitant organiser son bureau rapidement et avec efficience. Dans la même optique, des porte-revues muraux peuvent également être installés pour les brochures personnelles et/ou professionnelles qui doivent être consultées ultérieurement, ou conservées.
Investir dans des modules de rangement pour plus d'espace
Disposer d'une table de travail avec des tiroirs intégrés offre de plus larges possibilités de rangement et d'optimisation de l'espace. Il est d'ailleurs fortement recommandé de préférer ce type de support aux tables qui ne possèdent aucun emplacement de rangement intégré.
Toutefois, même en l'absence de tiroirs, il est parfaitement possible d'organiser son bureau de sorte à ne pas s'encombrer et à disposer au contraire d'un maximum d'espace sur le plan de travail. Il suffit pour cela de s'équiper de modules de rangement. Ces derniers pourront être utilisés pour disposer des trombones, des agrafeuses, des feuilles vierges ainsi que d'autres articles de papeterie fréquemment employés, et qu'il est appréciable d'avoir constamment à portée de main.
À titre d'exemple, un placard fermé, installé non loin du bureau, peut être très pratique pour ranger des classeurs, un tiroir à dossiers suspendus disposé non loin peut constituer un emplacement idéal pour l'imprimante. Un caisson à roulettes assorti au style de la table de travail, ou des étagères installées juste au-dessus peuvent aussi permettre d'organiser son bureau tout en y optimisant l'espace.
Maintenir son support de travail organisé
Une fois le plan de travail propre, bien rangé et débarrassé des accessoires ou documents inutiles, le plus grand défi consiste à le maintenir durablement dans cet état, ce qui n'est pas gagné d'avance. L'une des solutions pour y parvenir consiste à faire une fois par semaine un inventaire du contenu des tiroirs, boites, placards et autres modules de rangement éventuels, pour classer ce qui doit l'être, traiter les documents prioritaires et jeter ce qui n'est plus utile. D'où l'intérêt de disposer d'une poubelle et si possible d'une effilocheuse en voulant organiser son bureau, mais aussi après !
Ajouter une touche « bien-être » au bureau
Bien qu'il ne soit pas recommandé d'encombrer l'espace de travail, rien n'empêche de lui octroyer une touche de positivité, en y prévoyant de la place pour un objet dont la présence apporte une certaine sérénité. Il s'agit tout de même d'un endroit où on passe une bonne partie de la journée, alors autant y instaurer une ambiance agréable et détendue ! Il est par exemple possible d'y mettre une photo de famille, un jardin japonais, ou encore des plantes, reconnues pour diminuer le stress professionnel, améliorer le bien-être et de fait pour augmenter significativement la productivité.
Optimiser le confort dans le bureau
Organiser son bureau, c'est d'abord et avant tout l'occasion de s'offrir plus de confort pour mieux s'occuper des tâches quotidiennes. Pour optimiser l'efficacité et réduire la fatigue au travail, il est conseillé d'équiper le bureau d'une lampe qui propose un éclairage optimal. Cette précaution est d'autant plus importante quand le cadre de travail en question, de par sa situation, ne reçoit pas la lumière extérieure, ou quand il s'agit d'un poste où il faut souvent travailler tard le soir.
Toujours dans l'optique de maximiser le confort au travail, il faut s'équiper d'une chaise de bureau adaptée, qui évite les mauvaises postures ainsi que les maux de dos et autres répercussions subséquentes. Voilà autant de suggestions et astuces efficaces pour organiser son bureau de sorte à être plus productif au travail !
© Bernard | 25 janvier 2019