Des archives bien rangées constituent un gain de temps et d’énergie. Un archivage bâclé, et ce sont des minutes et des heures que l’on perd à rechercher un document ou pire encore, une recherche restée vaine…
Archivage et délais de conservation des documents
Le délai de conservation des documents est généralement lié aux délais de prescription. Il y a prescription lorsque les contestations ne sont plus possibles. Dans ce cas, la conservation – et donc l’archivage - des documents à titre de preuve n'est plus nécessaire.
Par ailleurs, certains documents peuvent être affectés par plusieurs prescriptions. Par exemple, la facture est soumise à deux prescriptions : 10 ans en tant que document comptable, et 3 à 6 ans en tant que support fiscal.
Par précaution, il est conseillé de considérer a durée d’archivage le plus long dans le cas où plusieurs prescriptions s’appliquent au même document.
| Liste des documents à conserver | Délais | Textes applicables |
|---|---|---|
| Livres et registres comptables (livre-journal, grand livre, livre d'inventaire) | 10 ans(1) | C. Com, art. L123-22, alinéa |
| Pièces justificatives | 10 ans(2) | C. Com, art. L123-22, alinéa 2 |
| Factures | 10 ans(2) | C. Com, art. L123-22, alinéa 2 |
| Bons de commande | 10 ans(2) | C. Com, art. L123-22, alinéa 2 |
| Bons de livraison | 10 ans(2) | C. Com, art. L123-22, alinéa 2 |
| Liste des documents à conserver | Délais | Textes applicables |
|---|---|---|
| Correspondance commerciale | 10 ans(3) | C. Com, art. L123-22, alinéa |
| Contrats conclus entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants | 10 ans | C. Com, art.L110-4 |
| Contrats conclus par voie électronique pour un montant supérieur à 120 € (à compter de la conclusion du contrat) | 10 ans | C. Consommation, art.L134-2 |
| Documents établis pour le transport des marchandises (connaissement, avis d'expédition, etc.) | 10 ans | C. Com, art.L110-4 |
| Documents bancaires (relevés bancaires, avis de débit et de crédit, talons de chèques, etc.) | 10 ans | C. Com, art.L110-4 |
| Contrats d'acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers | 10 ans | C. Civ, art.2262 |
| Liste des documents à conserver | Délais | Textes applicables |
|---|---|---|
| Registre du personnel | 5 ans | C. Trav, art.L620-3 et R620-3 |
| Documents concernant les salaires, primes ou indemnités (bulletins de paie, reçu pour solde de tout compte, etc.) | 5 ans | C. Civ, art. 2277 C. Trav, art. L143-14 |
| Documents relatifs aux charges sociales | 3 ans (+ l'année en cours) |
C. Sécu Soc,art.L244-3 |
| Documents relatifs aux vérifications et aux contrôles au titre de l'hygiène et de la sécurité | 5 ans | C. Trav, art.L620-4 et R620-6 |
| Disques tachygraphes dans les transports routiers | 1 an(5) | Art. 26 du Règlement n° 561-2006 du 15 mars 2006 |
| Documents relatifs à la comptabilisation des horaires de chaque salarié | 1 an | C. Trav, art.L611-9 |
| Liste des documents à conserver | Délais | Textes applicables |
|---|---|---|
| Statuts de société (ou association ou GIE) et annexes | 30 ans | C. Civ, art. 2262 |
| Pièces modificatives des statuts | 30 ans | C. Civ, art. 2262 |
| Registre de titres nominatifs | 30 ans | C. Civ, art. 2262 |
| Ordres de mouvement | 30 ans | C. Civ, art. 2262 |
| Carnet à souche des attestations d'inscription en compte | 30 ans | C. Civ, art. 2262 |
| Registres des procès-verbaux d'assemblées et/ou de conseils d'administration (cotés et paraphés) | 30 ans (à compter du dernier PV enregistré) | C. Civ, art. 2262 |
| Feuilles de présence et pouvoirs, convocations | 3 ans | C. Com, art. L235-9 |
| Rapports du gérant ou du conseil d'administration | 3 ans | C. Com, art. L235-9 |
| Rapports des commissaires aux comptes | 3 ans | C. Com, art. L235-9 |
| Comptes annuels | 10 ans (à compter de la clôture de l'exercice considéré) | C. Com, art. L132-22, alinéa 2 |
| Traité de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société, documents de la société absorbée | 30 ans(4) | C. Civ, art. 2262 |
- (1) À compter de la clôture du livre ou registre.
- (2) À compter de la clôture de l’exercice comptable.
- (3) Lettres reçues et copie des lettres envoyées, bons de commande, bons de livraison.
- (4) À compter de la date à laquelle l'acte cesse de produire ses effets : dissolution du groupement, cessation des relations contractuelles.
- (5) Préconisation : 5 ans (pour la prescription salariale).
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Par ailleurs, dès que vous le pouvez, classez vos dossiers d'archivage et jetez les papiers inutiles dans votre corbeille régulièrement, vous éviterez ainsi tout amoncellement de documents sur votre bureau.
Si vos documents sont confidentiels, pensez à utiliser des destructeurs de documents. Ils vous permettront de préserver efficacement la confidentialité de l’archivage dans votre entreprise en réduisant vos documents en fibres ou fines particules.
Prévoir son volume d’archivage
Quelques repères :
- Une boîte archive dos de 8 cm = 500 feuilles A4.
- Généralement, ces produits dédiés à l'archivage sont livrés à plat, ils sont donc facilement stockables. Par ailleurs, la double indexation des boîtes archives permet un classement horizontal ou vertical.
- Un rangement en caisse à couvercle permet une organisation par code couleur et la possibilité d’un indexage sur tous les côtés. Idéal pour du stockage à consultation ponctuelle et le transport d’archives.
- Une caisse archive = 5 boîtes archives dos de 8 cm soit 2500 feuilles A4.
En fonction du volume à stocker, quel rayonnage adopter ?
Selon l'emplacement prévu, choisissez un modèle simple face pour l'adosser à un mur ou un rayonnage double face pour être utilisé en travée. Selon l'évolution de votre archivage, un système modulaire (élément départ puis éléments suivants) laisse la possibilité d'être complété.
Pour aller plus loin : www.service-public.fr
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© Bernard | 14 avril 2016